Tukio lolote zito linahitaji angalau mipango ndogo. Kuandaa sherehe ya watoto, jioni ya mkutano wa wahitimu au tafrija ya kirafiki, unahitaji kutumia wakati katika kupanga bajeti, kuchagua na kuandaa majengo, kufikiria juu ya michezo na mashindano. Unapochukua mipango makini zaidi, tukio hilo litakuwa la ufanisi zaidi na la kukumbukwa.
Maagizo
Hatua ya 1
Jiwekee malengo wazi na mafupi. Lazima ufikirie kwa nani na kwanini hafla hiyo inafanyika. Kizuizi cha kwanza cha malengo kinahusiana na kile unataka kufikia. Imedhamiriwa kwa kiasi kikubwa na mwelekeo wa jumla wa hafla hiyo. Pia fikiria juu ya malengo yanayohusiana na washiriki: nini watalazimika kufanya, ni kazi zipi zitahitajika kufanywa, na kadhalika. Mkutano usio na maana unaweza kugeuka kuwa mchezo wa kijivu na wa kuchosha.
Hatua ya 2
Unda timu ambayo itachukua jukumu la kuandaa hafla hiyo. Sambaza kazi kati ya waandaaji. Mtu atakuwa na jukumu la uteuzi wa majengo na muundo wake. Wengine watalazimika kununua vifaa muhimu, mboga, na vifaa vingine. Ikiwa unapanga sherehe ya urafiki, labda utahitaji jozi.
Hatua ya 3
Fikiria juu ya aina ya hafla hiyo na uzingatie kabisa muundo unaokubalika. Inaweza kuwa semina ya biashara ya nyumbani, chama cha ushirika, mkutano wa wanafunzi wenzako, sherehe ya Mwaka Mpya au watoto. Kila fomu inahitaji utayarishaji tofauti na muundo uliofikiria vizuri wa washiriki. Wageni wa hafla hiyo wanapaswa kujua nini kinawasubiri kwenye mkutano. Washiriki hawapaswi kudanganywa.
Hatua ya 4
Fanya makadirio ya gharama. Jumuisha kwenye orodha gharama za kukodisha majengo, ununuzi wa vifaa, chakula, na kulipia huduma za mtu wa tatu. Fikiria chanzo cha ufadhili wa hafla hiyo. Katika hali rahisi, suluhisho linaweza kuwa ufadhili wa usawa kutoka kwa kila mshiriki. Kuuza tikiti au kuandaa bahati nasibu itasaidia kulipa mkutano mzito zaidi.
Hatua ya 5
Tengeneza mpango wa hafla. Orodhesha hatua kwa waandaaji, watangazaji na washiriki. Hati iliyofikiria vizuri itakuokoa kutoka kwa mapumziko machachari, kugonga na kutokuelewana kwingine.
Hatua ya 6
Andaa mialiko kwa washiriki. Kwa hatua hii, unapaswa kujua haswa tarehe, saa na mahali pa tukio. Matukio rasmi yatahitaji mwaliko ulioandikwa mapema. Kwa hafla zisizo muhimu, inaweza kuwa ya kutosha kuwaita wageni kwenye orodha. Inashauriwa kufanya hivyo siku chache kabla ya hafla hiyo, ili kila mtu awe na wakati wa kufanya mabadiliko kwenye mipango yao ya kitaalam na ya kibinafsi.
